Sekretariat

Mempunyai tugas sebagai berikut:

1. Sekretaris mempunyai tugas pokok memimpin, mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas dibidang pengelolaan, pelayanan kesekretariatan yang meliputi pengkoordinasian perencanaaan penyusunan program dan anggaran, pengelolaan keuangan, perlengkapan dan tata usaha;
2. Sekretaris dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada nomor 1 diatas menyelenggarakan fungsi :

1. Penyusunan rencana, program, evaluasi dan pelaporan;
2. Pelaksanaan administrasi kepegawaian dan rumah tangga Badan BPBD.
3. Pelaksanaan administrasi keuangan dan perlengkapan serta penataan aset;
4. Pelaksanaan urusan surat menyurat; kearsipan dan dokumentasi dan hubungan masyarakat;
5. Pelaksanaan urusan hukum, organisasi dan hubungan masyarakat;
6. Pelaksanaan pengkoordinasian penyelenggaraan tugas-tugas bidang;
7. Pelaksanaan tugas-tugas lain yan diberikan oleh Kepala Badan Penangulangan Bencana.

Susunan organisasi Sekretariat sebagai berikut:

Sub Bagian Penyusunan Program:

1. Merencanakan kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program berdasarkan data kegiatan tahun sebelumnya dan sumber data yang ada sebagai bahan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang telah ditetapkan;
2. Menghimpun dan mempelajari Peraturan Perundang-undangan kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan lainnya yang berhubungan dengan tugas Sub Bagian Penyusunan Program;
3. Mencari, mengumpulkan, menghimpun, dan mensistemasikan dan mengolah data serta menganalisa data dan informasi yang berhubungan dengan tugas Sub Bagian Penyusunan Program sebagai kerangka acuan / pedoman penyusunan program dan anggaran kegiatan;
4. Menginventarisir permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan tugas Sub Bagian Penyusunan Program serta menyiapkan bahan-bahan dalam rangka pemecahan masalah;
5. Menyiapkan bahan penyusunan kebijaksanaan, pedoman dan petunjuk teknis dibidang Penyusunan Program;
6. Melakukan koordinasi dan singkronisasi kegiatan dengan bidang dan satuan kerja perangkat daerah terkait lainnya;
7. Mengkoordinir penyusunan dan pembuatan Rencana Kerja Tahunan / RKT. Arah Kebijakan Umum (AKU) Rencana Kerja Operasional Perangkat Daerah (RENJA OPD) dan Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ), serta Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)
8. Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan instansi terkait dalam rangka peningkatan pengelolaan urusan penyusunan program, perencanaan dan anggaran;
9. Melakukan koordinasi dan singkronisasi kegiatan antara aparatur dan publik untuk menghindari terjadinya duplikasi kegiatan;
10. Menghimpun dan menyiapkan RKA serta mengkoordininir proses pembahasan dengan instansi terkait sampai menjadi DPA;
11. Menyusun kelengkapan administrasi, guna melaksanakan kegiatan tahunan berupa petunjuk operasional, penunjukan pejabat pelaksanaan teknis kegiatan dan dokumen kontrak dan menyiapkan revisi (perubahan) DPA;
12. Mengupayakan Anggaran Pendapatan Belanja Daerah Perubahan (APBDP) guna menampung usulan program pembangunan yang mendesak yang tidak direncanakan sebelumnya;
13. Memberikan saran dan pertimbangan kepala Sekretaris tentang langka-langkah atau tindakan yang perlu diambil dibidang tugasnya;
14. Membuat laporan pelaksanan kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program sesuai dengan data yang ada berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan untuk dipergunakan sebagai bahan masukan bagi atasan;
15. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris baik secara tertulis maupun lisan sesuai dengan bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas pada Sekretariat.

Sub Bagian Tata Usaha:

1. Merencanakan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha berdasarkan data kegiatan tahun sebelumnya dan sumber data yang ada sebagai bahan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang telah ditetapkan;
2. Menghimpun dan mempelajari Peraturan perundang-undangan kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan tugas Sub Bagian Tata Usaha;
3. Mencari, mengumpulkan, menghimpun, dan mensistemasikan dan mengolah data serta menganalisa data dan informasi yang berhubungan dengan tugas Sub Bagian Tata Usaha sebagai kerangka acuan/pedoman penyusunan rencana kegiatan;
4. Menginventarisir permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan tugas Sub Bagian Tata Usaha serta menyiapkan bahan-bahan dalam rangka pemecahan masalah;
5. Mengarahkan dan mendistribusikan surat masuk dan keluar sesuai dengan kepentingan dan permasalahannya;
6. Meneliti usulan permintaan formasi pegawai lingkup Badan, dan menyiapkan konsep petunjuk penyusunan formasi pegawai- pegawai sebagai perencanaan kebutuhan pegawai sesuai dengan kebutuhan badan;
7. Mengatur urusan rumah tangga, menata keindahan dan kebersihan kantor;
8. Melakukan pengelolaan perpustakaan, kearsipan dan melakukan pendokumentasikan kegiatan;
9. Melakukan tugas dibidang hukum, organiasi dan tata laksana serta hubungan masyarakat;
10. Memberikan saran dan pertimbangan kepada Sekretaris tentang langkah-langkah atau tindakan yang perlu diambil dibidang tugasnya;
11. Membuat laporan pelakanaan kegiatan sub Bagian Tata Usaha sesuai dengan data yang ada berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan untuk dipergunakan sebagai bahan masukan bagi atasan;
12. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris baik secara tertulis maupun lisan sesuai dengan bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas pada Sekretariat.

Sub Bagian Keuangan dan Perlengkapan:

1. Merencanakan kegiatan Sub Bagian Keuangan dan Perlengkapan berdasarkan data kegiatan tahun sebelumnya dan sumber data yang ada sebagai bahan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan peraturan perundangan-undangan yang telah ditetapkan;
2. Menghimpun dan mempelajari Peraturan Perundang-undangan kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan tugas Sub Bagian Keuangan dan Perlengkapan;
3. Mencari, mengumpulkan, menghimpun, dan mensistemasikan dan mengolah data serta menganalisa data dan informasi yang berhubungan dengan tugas Sub Bagian keuangan dan perlengkapan sebagai kerangka acuan / pedoman penyusunan rencana kegiatan;
4. Menginventarisir permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan tugas Sub Bagian Keuangan dan Perlengkapan serta menyiapkan bahan-bahan dalam rangka pemecahan masalah;
5. Menghimpun dan mempersiapkan bahan dan data untuk penyusun rencana kebutuhan barang;
6. Mengusulkan kepada Sekretaris tentang penunjukan bendahara pengeluaran, pembantu bendahara pengeluaran, penyimpan barang, pengurus barang dan pembantu pengurus barang;
7. Melakukan pengawasan, pengendalian dan mengevaluasi terhadap kinerja bendahara pengeluaran, pembantu bendahara pengeluaran penyimpan barang, pengurus barang dan pembantu pengurus barang;
8. Melakukan pengawasan terhadap inventaris barang serta membuat Kartu Inventaris Barang (KIB) dan membuat Kartu Inventaris Ruangan (KIR);
9. Melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan yang mencakup administrasi gaji pegawai, insentif tenaga kerja sukarela, PNS, melakukan usulan kenaikan gaji berkala serta melakukan pembukuan, membuat Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Keuangan, evaluasi dan laporan kegiatan keuangan Badan;
10. Mengatur perlengkapan kantor, penataan dan pengamanan aset, tindak lanjut LHP, ganti rugi serta proses administrasi perjalanan dinas pegawai sesuai petunjuk atasan;
11. Memberikan sasaran dan pertimbangan kepada Sekretaris sebagai bahan masukan untuk penentuan kebijakan lebih lanjut;
12. Membuat laporan hasil pelaksanakan tugas Sub Bagian Keuangan dan Perlengkapan sebagai bahan pertanggung jawaban;
13. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris baik secara tertulis maupun lisan sesuai dengan bidang tugasnya dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas pada Sekretariat.